Algemeen
Vanaf 2017 worden de overheadkosten apart in de begroting verwerkt. Deze verandering staat in de vernieuwing van het BBV (Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten). Hieronder lees je meer over de verandering en wat overhead is.

Wat is overhead?
De commissie BBV legt de overhead uit als alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. Het primaire proces zijn de kerntaken van de gemeente. Dit zijn de producten en diensten waar de inwoner mee geholpen wordt. Alle kosten die gemaakt worden bij de sturing en ondersteuning hiervan zijn dus overheadkosten.

Wat is er veranderd?
In de oude begroting werden de overheadkosten verzameld in de kostenverdeelstaat. De kosten werden daarna verdeeld over de verschillende programma's. Hierdoor waren de overheadkosten niet apart zichtbaar.

In de nieuwe begroting worden de kosten zoveel mogelijk verzameld op het programma waar ze bij horen. De overheadkosten worden niet meer verdeeld over de programma's. Deze kosten worden verzameld op een apart overzicht overhead en zijn daarmee beter zichtbaar.

Welke Indeling?
In de regelgeving is de overhead verdeeld in vier hoofdgroepen.

1. Loonkosten overhead
   Het gaat hier om de loonkosten van:

1. Leidinggevenden in het primaire proces
2. Financiën, toezicht en controle
3. P&O
4. Inkoopfunctie
5. Communicatiefunctie
6. Juridische zaken
7. Bestuurszaken en bestuursondersteuning
8. Informatievoorziening en automatisering
9. Documentaire informatie voorziening (DIV) / informatiebeheer
10. Facilitaire Zaken en huisvesting
11. Managementondersteuning in het primaire proces

2. ICT-kosten
   Dit zijn bijvoorbeeld de computers, intranet, applicatiebeheer en de Windows software.
3. Huisvestingskosten
   De onderhoudskosten en kapitaallasten (rente en afschrijving) van bijvoorbeeld het gemeentehuis horen hier ook bij.
4. Uitbestedingskosten bedrijfsvoering
   Het gaat hier om uitbesteding van reguliere overheadtaken (bijv. schoonmaak) of inhuur van overheadpersoneel.

Overhead in cijfers:

Voor de gemeente Berg en Dal leidt dit tot de volgende ramingen, die we opgenomen hebben in onze begroting:

De indeling van bovenstaande tabel is nieuw en is hierdoor dan ook niet goed vergelijkbaar met voorgaande jaren.

ad 1 Loonkosten overhead
In deze raming zijn naast de directe loonkosten ook opgenomen:
- de kosten van participatiebanen;
- diverse kosten, waaronder opleidingen, abonnementen, vakliteratuur en lidmaatschappen.

ad 2 ICT-kosten
In deze raming zijn onder meer opgenomen:
- kosten van onderhoud software;
- leasekosten van de PC's;
- bijdrage aan de IRVN (ICT Rijk van Nijmegen).

ad 3 Huisvestingskosten
In deze raming zijn opgenomen:
- kosten gemeentehuis in Groesbeek;
- kosten voormalige gemeentehuis in Ubbergen.

ad 4 Uitbestedingskosten bedrijfsvoering
In deze raming zijn opgenomen:
- stelpost inhuur
- stelpost flexibele schil
Een stelpost is een raming/reservering voor uitgaven waarvan we nog niet weten waar die precies thuishoren. Een voorbeeld hiervan is de stelpost voor inhuur. Deze wordt ingezet als vervanging bij uitval van een zieke medewerker of bij het opvangen van werkzaamheden als er een vacature niet kan worden ingevuld. Bij de raming van zo'n stelpost inhuur weten wij wel vooraf dat dat nodig is maar niet door welke afdelingen dit budget ingezet gaat worden.  We kunnen daarom deze ramingen niet vooraf toerekenen aan de programma's. Dat is de reden dat deze meegenomen zijn in de overhead.
Daarnaast is er een flexibele schil, dat zijn middelen (mensen en geld) die we vanuit de flexibele schil inzetten om goed in te kunnen spelen op externe ontwikkelingen.

Toerekening aan projecten/grondexploitatie
Een deel van de overheadkosten kan worden toegerekend aan de projecten/grondexploitatie. Deze overheadkosten drukken daardoor niet op het begrotingssaldo.

Opslag overhead
Tot en met 2016 verdeelden wij de kosten van overhead via het integraal (all-in) uurtarief van onze medewerkers. Via dit uurtarief rekenden wij de kosten door aan de programma's. De hoogte van dit uurtarief bedroeg in de begroting 2016 ruim € 95.

Vanaf 2017 mogen de overheadkosten niet meer worden verdeeld, maar moeten in de begroting apart zichtbaar gemaakt worden. Dat gebeurt in dit hoofdstuk.
De kosten die we doorrekenen aan de programma's mogen alleen nog maar zogenaamde directe kosten zijn en dat is overhead niet.

Bij het berekenen van kostendekkendheid (bij tarieven) mag echter wel een opslag voor overhead worden meegenomen, zodat de kosten juist en volledig zijn. De kosten worden dan verhoogd met een percentage voor de overhead.

Daarnaast is het mogelijk om de overhead uit te drukken als percentage van de formatie.

Opslagpercentage (op basis van euro's)

Zoals hierboven aangegeven bedragen onze overheadkosten in totaal € 8.691 (x 1.000).
De direct toegerekende loonkosten bedragen in totaal € 7.102 (x 1.000).

Het opslagpercentage is dan 8.691 / 7.102 x 100% = 122,37%.

Dit betekent dat de directe loonkosten verhoogd worden met 122,37%, zodat de overhead juist meegenomen wordt.

Percentage formatie (op basis van fte's)

Kijken we naar de formatie (hoeveel personeel overhead is er opgenomen in de begroting ten opzichte van het totaal), dan komen we tot de volgende berekening (1 fte is één fulltime medewerker):

Onze totale formatie is 173,48 fte.
Hiervan heeft 61,58 fte (verspreid over de hele organisatie) betrekking op overhead.

Het percentage overhead van de formatie is dan 61,58 fte / 173,48 fte = 35%.

Dit betekent dat 35% van onze formatie belast is met overheadwerkzaamheden.

Beleidsindicatoren
Een aantal beleidsindicatoren heeft betrekking op de overhead. Beleidsindicatoren zijn een soort kengetallen. Deze zijn verplicht voor elke gemeente. Hierdoor kan er vergeleken worden met andere gemeenten. Het gaat om de volgende indicatoren.

• Formatie in fte per 1.000 inwoners: 5
  Berekening: 173,48 fte / (34.574 inwoners / 1.000) = 5.
  De formatie is het aantal werkplekken volgens het formatieplan.
  
• Bezetting in kosten per inwoner: 4,9
  Berekening: 169,05 fte / (34.574 inwoners / 1.000) = 4,9.
  De bezetting is de werkelijke invulling van de werkplekken.
  
• Apparaatskosten in kosten per inwoner: € 476
  Berekening: € 16.471 (x 1.000) / 34.574 inwoners = € 476.
  Apparaatskosten (ofwel organisatiekosten) zijn de noodzakelijke financiële middelen voor het inzetten van personeel (salarissen), organisatie-, huisvesting-, materieel-, automatiseringskosten e.d. voor de uitvoering van de organisatorische taken. Apparaatskosten zijn dus alle personele en materiële kosten die verbonden zijn aan het functioneren van de organisatie, exclusief griffie en bestuur.
  
• Externe inhuur in kosten als percentage van de totale loonsom + kosten inhuur externen: 6,3
  Berekening: € 773 / (€ 11.463 + € 773) x 100% = 6,3%.

• Overhead in % van de totale lasten: 10,74
  Berekening: € 8.691 / € 80.922 x 100% = 10,74%.
  De totale lasten zijn alle lasten, exclusief de stortingen in reserves.
  

Voor meer informatie over de organisatie en de bedrijfsvoering verwijzen wij je naar de paragraaf Bedrijfsvoering.