Medewerkers zijn de succesfactor én het visitekaartje van onze gemeente. Wij willen dan ook een aantrekkelijke werkgever zijn, zodat zij zich zo goed mogelijk inzetten voor het realiseren van de gemeentelijke ambities.

 De samenleving verandert, de rol van onze gemeente verandert en daarmee ook onze medewerkers.

Daarom zijn we bezig met:

• Het doel van ons werk. Bij alles wat we doen stellen we ons de vraag waarom we het doen.
• Het (door)ontwikkelen van ons personeel.
• Iedereen doet mee, diversiteit is kenmerkend voor ons personeelsbestand. Competenties doen er toe, niet geslacht, leeftijd, herkomst of handicap.

Een moderne organisatie met zowel vast als flexibel personeel. Hierbij kunnen we inspelen op actuele ontwikkelingen.

Formatie(onderzoek)
Met de herindeling is een belangrijke financiële bezuiniging op de organisatie van 5% van de totale loonsom gerealiseerd. Voor 2017 is de geraamde formatie 182 fte. Dat is één fte meer dan de raming van 2016.
De belangrijkste veranderingen in de personeelsformatie tussen 2016 en 2017 zijn:

• In 2016 zijn de taken rondom ICT en Werk opgepakt in de regio. De medewerkers zijn overgegaan van onze organisatie naar de regionale samenwerking: het Werkbedrijf en de iRvN ( ICT Rijk van Nijmegen). Dit gaat om 7,6 fte minder.
• Binnen het sociaal domein zijn een aantal medewerkers die eerder op inhuurbasis werkten, in dienst genomen. Hierdoor stijgt de formatie. Het gaat om 4,45 fte. Deze formatie werd en wordt betaald uit budgetten die voor het Sociaal Domein gereserveerd waren
• Door een grote toename van het aantal klanten binnen de Participatiewet is er meer formatie nodig. Het gaat om 2 fte extra.
• Tenslotte is op verschillende afdelingen de (geraamde) formatie, waarmee we bij de herindeling zijn gestart, aangepast aan de feitelijke omstandigheden. Dit gaat om 2,15 fte. De kosten daarvan passen binnen bestaande budgetten en/of worden betaald uit de flexibele schil (zie hieronder).

Wij vinden het van belang om de formatie regelmatig te monitoren en af te stemmen op de omvang en het takenpakket van de gemeente. Eind 2016 voert het college daarom een scan uit om onze formatie te vergelijken met die van andere gemeenten.

Flexibele schil
De totale formatie is afgestemd op de omvang van de taken die de gemeente uitvoert. Om goed in te kunnen spelen op externe ontwikkelingen en niet voortdurend een beroep te hoeven doen op extra (belasting)gelden, is een flexibele organisatie nodig. Een gedeelte van de formatie (± 15 fte) is daarom flexibel. Op deze manier creëren we een moderne organisatie.

Duurzaam inzetbaar personeel
De maatschappelijke ontwikkelingen vragen nieuwe of andere vaardigheden van onze medewerkers. Daarnaast is de leeftijdsopbouw van de huidige organisatie aanleiding om  aandacht te besteden aan de duurzame inzetbaarheid van medewerkers. Daarom doen we verschillende dingen:

• We zetten in op verjonging van ons personeelsbestand o.a. door het invoeren van het generatiepact en het werken met trainees

• We onderzoeken nieuwe mogelijkheden rondom scholing en opleiding, om alle medewerkers in staat te stellen zich te ontwikkelen waar nodig.
• We stimuleren een gezonde en fitte levensstijl.
• Het is belangrijk dat medewerkers flexibel zijn. Daarom geven we de medewerkers kansen om door te stromen naar nieuwe of andere functies, binnen of buiten onze organisatie.
• We werken mee aan werkervaringsplaatsen daar waar mogelijk.

Generatiepact
De medewerkers van de gemeente Berg en Dal hebben een hoge gemiddelde leeftijd. Er is weinig uitstroom van oudere medewerkers en weinig instroom van jonge medewerkers. Dit beeld is gelijk aan het landelijke beeld. De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) adviseert gemeenten hiertegen maatregelen te treffen. De gemeente Berg en Dal heeft dit advies gevolgd. In 2016 is de invoering van het zogenaamde generatiepact voorbereid en vanaf 2017 kunnen medewerkers hier gebruik van maken. Het generatiepact houdt in dat we oudere medewerkers de mogelijkheid geven om minder te gaan werken. Hierdoor ontstaat er ruimte om jonge medewerkers aan te nemen. Een bijkomend voordeel van de regeling is dat oudere medewerkers - totdat ze met pensioen gaan - hun kennis geleidelijk kunnen overdragen aan de jongere medewerkers.

Trainees
Zoals hierboven vermeld is er weinig instroom van jongeren. Naast het generatiepact bekijken we de mogelijkheden om trainees in te zetten. Dit zijn jonge, net afgestudeerde medewerkers die met een frisse blik, korte opdrachten voor ons uitvoeren. Hierdoor halen we nieuwe kennis in huis en blijft er minder werk liggen. We gaan samenwerken met gemeenten in de regio. Hierdoor maken we minder kosten, en we zijn als overheid beter zichtbaar voor werkzoekenden in de regio. Ook kunnen we op deze manier gebruik maken van kennis die de trainee opgedaan heeft bij een andere regiogemeente.

Participatiebanen
Wij vinden dat wij als gemeente een maatschappelijk voorbeeld zijn om als werkgever ieder een kans te geven om aan het werk te zijn. Daarom creëren wij de komende jaren participatiebanen. Dit zijn extra banen voor mensen met een grotere afstand tot de arbeidsmarkt. Door een fysieke of psychische beperking is het voor deze mensen vaak niet mogelijk om een volledige functie uit te voeren binnen een organisatie. Om deze mensen een plaats te geven binnen de organisatie maken wij functies die anders niet ingevuld zouden worden. Hierover zijn landelijk en regionaal afspraken gemaakt. Het gaat om structurele werkzaamheden die anders niet of beperkt uitgevoerd worden. Door deze extra banen neemt onze formatie de komende jaren toe. Wij streven naar 10 participatiebanen in 2020.

Wij willen een betrouwbare en service verlenende organisatie zijn. Hierbij luisteren we goed naar de klant en bieden we waar nodig maatwerk aan. Onze omgeving verandert voortdurend. Daarom moeten wij als moderne organisatie ons werk hierop aanpassen.  

Regiegemeente
Wij hebben gekozen voor een groeipad naar een regiegemeente. Bij een regiegemeente doen we niet meer al het werk zelf, maar is onze invloed wel zichtbaar.  Wij richten ons vooral op het stellen van kaders (ontwikkeling van beleid “in eigen huis”), het voeren van regie op processen en de uitvoering van kerntaken. Uitvoeringstaken worden steeds meer aan partners overgelaten, waarbij sommige taken zijn afgestoten en andere taken onder verantwoordelijkheid en regie van de gemeente worden uitgevoerd. We monitoren hierbij op prijs en kwaliteit. In de afgelopen jaren zijn tal van concrete mogelijkheden van uitbesteding en regionale samenwerking onderzocht en concreet aangegaan.

• Inmiddels nemen we deel aan de belastingsamenwerking in Beuningen, via het belastingkantoor Munitax,
• Daarnaast hebben we de brandweer geregionaliseerd in de Veiligheidsregio Gelderland Zuid (VRGZ),  
• Ook zijn de Wabotaken ondergebracht bij de omgevingsdienst regio Nijmegen (ODRN).
• Tenslotte is de Modulaire Gemeenschappelijke Regeling (MGR), waaronder het regionale Werkbedrijf en de regionale samenwerking op het gebied van ICT (iRvN), inmiddels van start gegaan. Onze medewerkers van het cluster Werk en het cluster ICT zijn per 1 april 2016 in dienst van deze nieuwe organisatie gekomen.

Resultaatgedreven werken
We willen een betrouwbare partner zijn voor onze inwoners en bedrijven. Het college maakt daarvoor beleid en formuleert duidelijke doelstellingen. Het college en onze organisatie gaan aan de slag om deze doelstellingen voor u te realiseren. Dat betekent concrete resultaten leveren. Daarbij luisteren wij naar u en laten wij meer ruimte voor maatwerk en vertrouwen we op het vakmanschap van onze medewerkers. Hierbij is het te behalen resultaat leidend. Door middel van opleiding en training voor onze medewerkers stimuleren wij deze manier van resultaatgedreven en klantvriendelijk werken.

Klare Taal
Onze dienstverlening bestaat vaak uit geschreven teksten, zowel op papier als digitaal. We versturen veel brieven en geven voorlichting via folders en de website. In 2016 hebben we onderzoek gedaan naar ons taalniveau. Hieruit blijkt dat een groot deel van onze teksten niet makkelijk te lezen is. Daarom zijn we gestart met het project ‘Klare Taal’. Alle medewerkers hebben trainingen gevolgd en er zijn taalcoaches aangesteld. In 2017 gaan we hiermee verder en worden de brieven omgezet in klare taal. Wij willen dat onze teksten begrijpelijk, duidelijk en prettig leesbaar zijn. Wij hebben ons best gedaan om ook in deze begroting in klare taal te schrijven.

Administratieve organisatie
De administratieve organisatie gaat over de regels, procedures en werkafspraken van onze organisatie. Die regels zijn er om onze organisatie goed en betrouwbaar te laten functioneren. Het accountantskantoor Baker Tilly Berk controleert onze administratieve organisatie en adviseert hierover. Wij bespreken de adviezen regelmatig in één van onze raadscommissies, de auditcommissie. Op basis van de bevindingen van de accountant stelt het college jaarlijks een plan op, waarin we aangeven hoe we omgaan met deze adviezen. De zorg- en WMO-taken zijn op dit moment een belangrijk aandachtspunt. Het blijkt dat de gemeenten, de Sociale Verzekeringsbank en de zorgaanbieders de interne controle nog onvoldoende op elkaar hebben afgestemd. Dit willen we zo snel mogelijk verbeteren.

Informatiebeveiliging en privacy

De gemeente wil een betrouwbare partner zijn voor inwoners en bedrijven. Wij gaan daarom zorgvuldig om met gegevens van inwoners en organisaties. Dat is ook belangrijk nu we steeds vaker werken met digitale informatie. Digitale informatie is eenvoudig te kopiëren en te verspreiden. Om te voorkomen dat vertrouwelijke informatie in verkeerde handen valt, is aandacht nodig voor informatiebeveiliging. Daarom zijn er landelijke veiligheidseisen opgesteld, de Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG). Onze gemeente moet aan deze veiligheidseisen voldoen.

Om te bepalen of een inwoner recht heeft op een uitkering maken wij bijvoorbeeld gebruik van gegevens over het arbeidsverleden en het loon van deze inwoner. Deze gegevens zijn opgeslagen in het landelijke systeem Suwinet. Om Suwinet veilig te kunnen gebruiken moet een gemeente aan een aantal landelijke normen voldoen. Onze gemeente voldoet aan deze normen.

Onze gemeente gaat aan de slag met informatiebeveiliging. Wij hebben daarvoor een projectorganisatie opgericht. Deze projectorganisatie werkt aan de bewustwording bij de medewerkers van onze organisatie. Maar er wordt ook gewerkt aan beleid en werkafspraken over informatiebeveiliging en privacy.

Documentaire informatie voorziening (DIV)
Het hebben en het snel kunnen delen van informatie is tegenwoordig erg belangrijk. Dat geldt ook voor onze gemeente. We doen er veel aan om goede informatie beschikbaar te hebben en om deze informatie op een goede manier te beheren. Steeds vaker is dat digitale informatie.   

In 2016 is de basis gelegd voor het verbeteren van ons archiefbeheer, zowel op papier als digitaal. In de landelijke Archiefregeling staat dat het beheer van het archief moet voldoen aan bepaalde eisen. Bijvoorbeeld dat informatie toegankelijk, vindbaar, uitwisselbaar, authentiek, betrouwbaar, volledig en integer hoort te zijn. Om aan deze eisen te voldoen gaan we een kwaliteitssysteem opzetten. Het kwaliteitssysteem bestaat uit een beschrijving van de organisatie en werkafspraken tussen mensen die zich bezig houden met archiefbeheer. In 2017 gaan we onderzoeken welk kwaliteitssysteem het best past bij onze organisatie.

Ook gaan we in 2017 verder met het digitaliseren van ons archief. Zo gaan we alle bouw- en milieuvergunningen van 1940 tot heden digitaal maken. Deze informatie kan daarna eenvoudig geraadpleegd worden via onze website.

Voor het beheer van ons archief werken we samen met het Regionaal Archief Nijmegen. In 2017 evalueren we deze samenwerking.

Gegevensbeheer
De gemeente beheert een aantal belangrijke basisregistraties. In een basisregistratie zijn gegevens opgenomen, die op een betrouwbare en veilige manier kunnen worden ingezien.
Bijvoorbeeld de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG), de Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT), de Basisregistratie Kadaster (BRK) en het Handelsregister. De basisregistraties van gemeenten zijn onderling gekoppeld. Zo kunnen veranderingen in deze gegevens eenvoudiger worden uitgewisseld tussen gemeenten en andere overheidsinstanties in Nederland. Het koppelen van de basisregistraties heeft langer geduurd dan verwacht. In 2017 gaan we ook de koppeling van onze interne systemen verbeteren. Daarvoor moeten we verschillende werkprocessen op elkaar afstemmen. Ons doel is om gegevens eenmalig te registreren om ze daarna voor meerdere doeleinden te gebruiken (eenmalige registratie en meervoudig gebruik).
De overgang van de huidige gemeentelijk basisadministratie (GBA)  naar de basisregistratie Personen (BRP) is landelijk uitgesteld tot 2018/2019. De aanbesteding van de BRP doen we samen met gemeenten in de regio.

Landelijk is vastgesteld welke diensten gemeenten digitaal kunnen regelen en hoe we dat het beste kunnen aanpakken. Voor gemeenten zijn twee notities beschikbaar: “Overheidsbrede dienstverlening 2020” en “Digitaal 2017”. Wij sluiten zo veel mogelijk aan bij deze landelijke doelstelling en kijken steeds wat past bij onze gemeente.

Dit betekent dat we steeds meer dienstverlening digitaliseren. Ook stimuleren we inwoners, bedrijven, verenigingen en instellingen hier gebruik van te maken. Onze gemeentelijke website is daarbij erg belangrijk. Daarom zorgen we er voor dat de informatie op de website leesbaar, actueel en volledig is.

Door de digitalisering kunnen inwoners steeds vaker zelf bepalen waar en wanneer ze iets willen regelen. We zorgen er ook voor dat mensen bij ons aan het loket geholpen worden als ze het  niet digitaal kunnen regelen.

Ook in de komende jaren gaan we meer digitale formulieren op de website aanbieden. We blijven de digitale formulieren die we hebben verbeteren. Verder kunt u als inwoner steeds meer informatie vinden op de website Mijn.overheid.nl. Dit is uw persoonlijke website voor al uw overheidszaken. De gemeente verstuurt al een aantal brieven digitaal via MijnOverheid. Dit worden er steeds meer. Als u een aanvraag hebt gedaan bij de gemeenten gaan we ook  aangeven hoe ver we zijn met de afhandeling van uw aanvraag (statusinformatie). Dit zal waarschijnlijk in 2018 gebeuren.

Wij hebben onze inkoopregels vastgelegd in ons inkoopbeleid. Uiteraard gelden voor ons ook de wettelijke regels die zijn opgenomen in de Aanbestedingswet. Al onze inkopen en aanbestedingen worden gedaan volgens ons inkoopbeleid. Ons uitgangspunt is dat we inkopen op basis van de beste prijs-kwaliteitverhouding.

De inkoopregels passen bij onze professionele aanpak van de inkoop. Wij willen een betrouwbare opdrachtgever zijn, die leveranciers eerlijke en gelijke kansen biedt. Via ons inkoopbeleid willen we ook sturen op politieke thema’s:

• Duurzaamheid;
• Lokale werkgelegenheid;
• Administratieve lastenverlichting;
• Social return; hierbij komen werkplekken beschikbaar voor mensen die moeilijk werk kunnen vinden.

En dat alles zo effectief en efficiënt mogelijk.

Om onze doelstellingen te halen zullen wij de komende periode de inkoop verder professionaliseren. Hierbij gaat het om de volgende onderdelen:

• Het actualiseren van onze inkoopvoorwaarden en – regels;
• Meer aandacht voor onze inkoopdoelstellingen;
• Het meenemen van onze doelstellingen in de Planning en control cyclus;
• Het inrichten van een systeem voor contractbeheer;
• Het ondersteunen van de organisatie door advies in te winnen bij een inkoopadviseur.